「棚卸立会」の実務｜経理担当者の対応 連載②

「棚卸」における経理担当者の作業を知る

前回に引き続き、「棚卸」や「棚卸立会」の実務についてご紹介する第２弾。今回は、より実務の内容に踏み込んでお話したいと思います。

若手会計士なら避けて通れない実務ですが、その対応には当然、企業側で経理担当者も関与します。今回はそんな企業側「経理担当者」作業のイメージでご紹介します。

「棚卸」の手順｜経理担当者の対応

監査人が行う「棚卸立会」の前提として、まずは「棚卸」が何なのか、どのように行われるのかをご紹介します。

おおまかな流れは、下記のとおりです。

それでは、各項目について、以下、詳説していきます。

「棚卸実施要領」の策定、周知

棚卸の会社方針のようなものです。企業規模によっては、部署・部門毎で設定されていることもあります。実施要領の中では、下記のような記載がされます。

どこまで記載するかは会社で異なりますが、主に上記のような項目が見られます。なお、監査人にも棚卸に先立って、提出することになります。

保管場所の「レイアウト図」用意

棚卸対象の場所、地形の把握です。

棚卸対象の場所を明確にし、実施ロケーションの漏れがないようにする目的があります。また、保管が委託先倉庫の場合、他社の製品も同倉庫で保管されているケースがあるので、「倉庫内のどの部分が自社在庫か」を明確にする意味でも大事です。

作業スケジュール、人員アサインの策定

当たり前ですが、棚卸中はモノを動かすわけにはいけません（循環棚卸の場合は除く）。

一時点で瞬間的に止めて、その時の帳簿と実物を突合することが必要です。しかし、ビジネスを行っている以上、止めるタイミングは非常に難しいものです。そのため、事前の調整が必須となります。

限られた期間で集中的に、かつ正確に棚卸を終えるため、事前のスケジュールおよび人員アサインは大切な手続きです。

入出庫停止手配

前述でも記載しましたが、棚卸期間中にモノが動かないよう、棚卸対象の場所への入出庫を停止する手配をします。

補足．なぜ、棚卸中にモノを動かしたらいけないのか？

棚卸は「在庫リスト」と「実物」の数量一致を確かめる手続きです。リスト出力時からモノが動くと、当然、実物の不一致が生じます。不一致であれば、原因分析を行うことがありますが、最初から発生を防げる不一致なら、起こらないように実施しましょうという話です。

棚卸実施

実際の棚卸を実施します。

保管場所の大小、棚卸開始時間、投入されるマンニング等によってどのくらい時間を要し、いつ終了するかは変わります。現場も港近くの倉庫もあれば、店舗のバックヤード、店内ということも。

棚卸結果の入手

棚卸実施内容について結果を入手します。実際に棚卸を実施した現場部門がとりまとめ、それを本社の経理部へ共有する流れです。

補足.棚卸差異が発生した場合は？

まず「経理処理」ではありません。最初に行うのは「原因分析」です。原因次第で経理処理も変わる（PL計上科目が異なる）ケースもありますからね。また、原因についてですが、「減耗摩耗」「盗難等による消滅」「原因不明」等、さまざまです。追跡が難しいケースもありますが、しっかり調査が必要になります。

棚卸結果の経理処理

結果受領後、差異があれば経理処理を行います。なお、差異金額等にもよりますが、会社によっては、当該処理について、社内決裁を要するケースもあります。

なお、金額の多寡も気になりますが、そもそもあるべき在庫がない、紛失可能性がある場合は、「質的」重要性も懸念があるため、注意が必要ですね。

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経理担当者視点としては以上となります。

とにかくスケジュールがタイトなので、しっかりとした事前準備・アレンジが大事です。

「棚卸」の実務　経理担当者の作業｜まとめ

いかがだったでしょうか。今回は棚卸実施者（＝会社側）視点での説明でした。当該理解をふまえ、次回は棚卸立会者（＝監査人）視点をお楽しみに。

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